Lediga jobb som Chefssekreterare i Sundsvall

Statens tjänstepensionsverk, SPV, är en av Sveriges största leverantörer av pensionstjänster. Vi hanterar tjänstepensioner och försäkringar åt arbetsgivare på det statliga området och har över 1 100 000 kunder både statligt anställda, före detta statligt anställda och pensionärer. Vårt kontor finns i Sundsvall.

Kom med oss och skapa samhällsnytta. Vi är en myndighet som vill göra tjänstepension enkelt för alla som är eller har varit statligt anställda. Vårt fokus är våra kunder, handlingskraft och nytänkande. Att jobba tillsammans i hela organisationen tror vi är en viktig nyckel för att göra ett bra jobb med hög kvalitet.

Är du en strukturerad person med hög servicekänsla? Vill du vara den som skapar goda förutsättningar för högsta ledningens arbete? I så fall kan det vara dig vi söker.

ARBETSUPPGIFTER
Som GD-sekreterare på SPV kommer du ge stöd och service till primärt generaldirektören genom planering och koordinering av mötesverksamhet så som styrelsemöten, ledningsgruppsmöten, föredragningar och externa besök. I rollen ingår även i viss utsträckning att stödja andra centrala ledningsfunktioner på myndigheten.

Uppdraget som generaldirektörens sekreterare ger dig en möjlighet att få en god inblick i hela myndighetens arbete och ställer höga krav på din förmåga att hantera sekretessbelagd information. Arbetet omfattar varierande arbetsuppgifter för att stödja generaldirektören med såväl administrativt arbete som med ledningsarbete.

De huvudsakliga arbetsuppgifterna innebär att vara ett kvalificerat administrativt stöd till generaldirektören, genom att bland annat:

· hantera generaldirektörens kalender, mejl och resebokningar

· hantera inköpsärenden och fakturor

· göra vissa ekonomiska uppföljningar

· förbereda dokument, presentationer och rapporter genom utredning och samordning inom SPV

· hantera administration kring myndighetens olika forum och möten (kallelser, beredning av ärenden m.m.)

· delta på ledningsmöten och andra chefsforum, notera åtgärder från dessa samt följa upp att de sedan genomförs.

Förutom att arbeta som stöd till generaldirektören finns uppdraget att fungera som sekreterare i SPV:s styrelse, vilket bland annat innebär följande arbetsuppgifter: 

· hantera administration kring myndighetens styrelsemöten (kallelser, agendor, beredning av ärenden m.m.)

· skriva styrelseprotokoll

· hantera styrelseportalen

· stödja styrelseledamöterna med diverse frågor kopplade till arbetet i SPV:s styrelse

· hantera budget och fakturor för styrelsen.

För att trivas och göra ett bra arbete behöver du trivas i en nätverkande roll med många kontaktytor. Du har förmågan att med helhetssyn och ett strukturerat arbetssätt ligga steget före och identifiera vad som behöver göras.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig som har en akademisk examen inom ett för tjänsten relevant område eller en flerårig yrkeserfarenhet som arbetsgivaren bedömer som likvärdig. Du har flerårig aktuell erfarenhet av kvalificerat arbete som sekreterare eller administrativt chefsstöd i en större organisation.

Du har också:

· erfarenhet av att arbeta i office-paketet

· mycket goda kunskaper i det svenska språket och en väl utvecklad förmåga att uttrycka dig i både tal och skrift

· god förmåga att förstå språkliga underlag.

Vi ser det som meriterande om du har: 

· erfarenhet av styrelsearbete så som protokollskrivning och koordinering

· erfarenhet av arbete som chefsstöd inom offentlig förvaltning

· erfarenhet av att hantera sekretessbelagd information.

För att lyckas i det här uppdraget är dina personliga egenskaper mycket viktiga och vi kommer att lägga stor vikt vid dem i den här rekryteringen. 

Som person:

· är du relationsskapande. Du är utåtriktad och socialt aktiv i yrkesmässiga sammanhang. Du skapar kontakter och nätverk samt upprätthåller relationer.

· har du en helhetssyn. Du ser helheter och tar hänsyn till det större perspektivet. Förstår din roll, men ser till hela verksamhetens bästa i agerande och beslut.

· är du serviceinriktad. Du är lugn, uppmärksam och tillmötesgående i ditt bemötande. Du har intresse, vilja och förmåga att hjälpa andra och anstränger dig för att leverera lösningar.

· har du integritet. Du har väl grundade och tydliga värderingar samt förmåga att tänka begreppsmässigt på frågor ur ett etiskt perspektiv. Du styrs av etik och värderingar i avgörande situationer i arbetet.

· är du strukturerad. Du planerar, organiserar och prioriterar arbetet på ett effektivt sätt. Sätter upp och håller tidsramar.

Intervjuer för tjänsten sker löpande. 

Säkerhet har hög prioritet för oss på SPV. Den här tjänsten är säkerhetsklassad vilket innebär att vi gör en säkerhetsprövning (klass 2) enligt säkerhetsskyddslagen (2018:585), innan vi tar beslut om att anställa en ny medarbetare. Du måste också ha svenskt medborgarskap för att kunna få den här sortens säkerhetsklassade tjänst.

Mer information om vad säkerhetsprövning innebär hittar du här på Säkerhetspolisens webbplats: https://www.sakerhetspolisen.se/verksamheten/sakerhetsskydd/sakerhetsskyddsatgarder/personalsakerhet.html

ÖVRIGT
Hos oss blir du varmt välkomnad. Här jobbar 250 engagerade personer och vi tycker det är viktigt att du trivs hos oss. Vi är öppna för nya idéer, vår omvärld och mot varandra. Och vi gillar att testa nytt och har ett starkt driv framåt. Vi ser rekrytering som en långsiktig investering och tycker det är viktigt att du som medarbetare mår bra, har balans i livet och ges möjlighet att utveckla dina talanger.

Vi jobbar på en flexibel arbetsplats, både i härliga lokaler och med möjlighet att jobba hemifrån på 50 procent om du vill. I SPV-huset rekommenderar vi en fika i vår vinterträdgård eller varför inte en stund i vårt fräscha gym. Dessutom har vi olika friskvårdsaktiviteter du kan delta i då det finns något för alla. Vi strävar efter mångfald och att ha ett inkluderande synsätt på alla nivåer i organisationen.

Vår verksamhet vilar på den gemensamma statliga värdegrunden. Den är en grundläggande utgångspunkt för oss, oavsett vad vi arbetar med. Demokrati är den överordnade principen i värdegrunden och medborgarna är vår yttersta uppdragsgivare. Övriga principer i den statliga värdegrunden är legalitet, objektivitet, fri åsiktsbildning, respekt samt effektivitet och service.

Mer information om oss som arbetsgivare och de anställningsförmåner du erbjuds finns under Jobba på SPV på SPV.se.

Vi avsäger oss vänligen men bestämt, alla erbjudanden om hjälp med annonsering och rekrytering. Visa mindre

Sundsvalls kommuns gemensamma vision "Tillsammans släpper vi skaparkraften fri och bygger ett hållbart Sundsvall med plats för alla" vilar på tre värdeord - mod, öppenhet och helhetssyn. Vill du vara med och arbeta för att göra det goda livet möjligt i Sundsvalls kommun?

Sundsvalls Mat & Måltider står för den offentliga gastronomin i Sundsvalls Kommun. Vi brinner för våra måltider till barn, ungdomar och äldre. Det är viktigt för oss att bjuda på det lilla extra och sätta guldkant på tillvaron för världens viktigaste matgäster. Vi arbetar för mer ekologiska och säsonganpassade råvaror och självklart lagar vi nästan allt från grunden.

Inom staben på Sundsvalls Mat & Måltider arbetar idag verksamhetsstödet som består av en administratör, en kostekonom, en måltidsstrateg, och två tillfälliga befattningar som utredare och lokalstrateg. Staben är i nuvarande organisation en del av ledningsgruppen för kommunens måltidsavdelning. Då avdelningens administratör går i pension söker vi nu dig som vill arbeta som administrativ samordnare hos oss.

ARBETSUPPGIFTER
Du är en viktig stöttepelare för hela avdelningen men framförallt hjälper du avdelningens chefer med en stor variation av arbetsuppgifter. Du gillar att administrera och möta människor men framförallt är du duktig på service. Avdelningen finns representerad runt om i hela Sundsvalls kommun och stabens arbetsplats är centrals placerad. Måltidsorganisationen står inför en större omstrukturering de kommande åren vilket innebär att du måste gilla förändring för att trivas hos oss.

Du har många mångsidiga arbetsuppgifter som är viktiga för avdelningen, det handlar om fakturering, fakturafrågor från kunder, hantering av timvikarier och spontanansökningar. Du bokar transporter och resor, uppdaterar interna dokument, samarbetar med partners såväl internt som externt. Du tar emot besökare till vår arbetsplats och säkerställer att det är en trevlig plats att komma till. Beställer olika typer av tjänster och material samt säkerställer mottagning med mera. Tjänstens innehåll kan komma att förändras över tid vilket innebär att du måste gilla utveckling. Detta är en unik chans att vara med att utveckla rollen som administrativ samordnare för framtidens måltidsavdelning då verksamheten genomgår en stor organisationsförändring under de närmsta åren.

KVALIFIKATIONER
Vi söker dig med mångårig erfarenhet av liknande arbetsuppgifter där exempelvis möta människor över telefon och ge service varit en stor del. Har du tidigare har arbetat med personalfrågor eller ekonomifrågor ser vi det som meriterande. Du har genomförd gymnasieutbildning eller motsvarande inom ekonomi/administration, gärna med vidareutbildning inom området som bedöms relevant för arbetet.
Det är meriterande om du har erfarenhet från kommunal eller annan politisk styrd organisation.

Som person är du självgående, lösningsorienterad och tar fullt ansvar för dina uppgifter. Du ser till verksamhetens bästa när du planerar ditt arbete och du har en god känsla för service. Det är viktigt att du tycker om att skapa kontakter och att samarbeta.

Dina kunskaper i svenska är goda både i tal och skrift. Din datavana är mycket god, du har erfarenhet av att arbeta i excel och det är meriterande om du har erfarenhet av Raindance, Matilda, eller Heroma.

Vi lägger stor vikt vid personlig lämplighet.
Körkort är ett krav.

ÖVRIGT
Vi arbetar aktivt för att öka mångfalden i våra arbetsgrupper. Vi ser gärna sökande med olika bakgrunder och erfarenheter. Drogtest är obligatoriskt vid nyanställning. Utdrag ur belastningsregistret kan komma begäras. För att kvalitetssäkra rekryteringsprocessen samt möjliggöra god kommunikation med våra sökande ber vi dig söka tjänsten genom länken i denna annons.

Vi undanber oss alla erbjudanden om annonsering- och rekryteringshjälp i samband med denna annons.

Är du även intresserad av att arbeta som räddningstjänstpersonal i beredskap/deltidsbrandman, klicka på länken: http://www.raddning.info/om-oss/arbeta-hos-oss/deltidsbrandman.html

Sista ansökningsdag 2021-02-03.
Varmt välkommen med din ansökan! Visa mindre

Rollen hos oss
Till vår nya organisation NCC Asphalt Special North behöver vi nu hitta vår stjärna inom administration och chefsstöd! Är du en lösningsorienterad person som trivs med att arbeta i en miljö som präglas av tight samarbete och ett stort driv? Fortsätt läs för då kan du vara den vi söker!

Arbetsuppgifterna som Area Assistant kan variera beroende på din profil, men nedan är exempel på arbetsuppgifter:

 

 



• Förfrågningsarbete (anbudsprocessen, dokumentation, kreditkontroll)
• Utförande (ordermottagning, arbetsordrar, resursplanering, dokumentation, kundregister, kvalitetsrapportering)
• Efterarbete (fakturering, leverantörsfakturor, kostnadsfördelning, kundfordringar, kreditkontroll, uppföljning)
• Delta i verksamhetens planeringsmöten.
• Stötta verksamheten & arbetsledningen i system och processer.
• Kundkontakter.
• Löneadministration
• Stötta verksamheten inom produktionsrelaterade områden.
• Driva och utveckla våra rutiner och stötta verksamheten att jobba enligt våra fastställda rutiner.
• Support av verksamhetens månatliga rapportering.


 

Dina erfarenheter
Erfarenhet av liknande roll är meriterande, alternativt att Du har en högskoleingenjörsutbildning mot Bygg eller liknande och vill utvecklas vidare i karriären.

 

Dina egenskaper
Som person är du driven, flexibel och duktig på att samarbeta tillsammans med såväl kollegor som kunder.

Befattningen är komplex med ett brett spektrum av olika typer av arbetsuppgifter som dessutom kännetecknas av snabba ändringar, ibland under tidspress. Du har förmåga att prioritera i stressade situationer. Utmärkande för ditt sätt att arbeta är ordning och reda, noggrannhet, uppmärksamhet på detaljer samt god planering.


Ytterligare information
Tjänsten är en tillsvidareanställning, provanställning kan komma att tillämpas. Arbetsområdet är i Sundsvall med omnejd, med placeringsort Sundsvall. B-körkort är ett krav.

Kom och väx
Här på NCC erbjuds du en plats i en organisation med goda värderingar, hög miljömedvetenhet och en stark vilja att lyckas. Detta är bidragande orsaker till att vi har många nöjda och stolta medarbetare.
Vi är stolta över att kunna erbjuda våra medarbetare stora utvecklingsmöjligheter i en spännande arbetsmiljö. Vi har en bra variation på arbetsplatser där du kommer att möta olika typer av utmaningar och snabbt få möjlighet till ansvar.

Hos oss är det du som påverkar din utveckling.

Vill du veta mer om tjänsten? Kontakta gärna Area manager Lars Karlsson, telefon 070- 214 37 15. Registrera din ansökan och CV nedan. Urval sker löpande så ansök därför så snart som möjligt, dock senast 2023-01-20.

Välkommen med din ansökan! Visa mindre

På Sveriges viktigaste företag är du med och gör skillnad för många.

Samhall arbetar dagligen med att bryta utanförskap, stärka självkänslan hos våra medarbetare och bidra till en ökad mångfald i arbetslivet. Genom att utveckla sin arbetsförmåga i våra kunduppdrag kan personer med funktionsnedsättning öka sina möjligheter till arbete på den reguljära arbetsmarknaden.

Bli en del av vårt team, gör skillnad och bidra till ett mer inkluderande samhälle.

Samhall är organiserad i fyra marknadsområden. Marknadsområde Nord, med sju distrikt, söker nu en Marknadsområdesassistent med placering i Sundsvall.

Arbetsbeskrivning  
Som Marknadsområdesassistent har du en central, ansvarsfull och omväxlande roll där duarbetar med att stödja vår stabsfunktion och ledningsgrupp. Du kommer att ha en viktig roll i det operativa ledningsarbetet med förberedelser och uppföljning av exempelvis möten, revisoner och resultat. I rollen ingåradministrativa arbetsuppgifter såsom att boka resor, förbereda presentationsmaterial och skriva protokoll. Utöver detta kommer du att arbeta med internkommunikation och bland annat skriva nyhetsartiklar samt uppdatera vårt intranät. Du är också ansvarig för vårt stabskontor och i det ingår exempelvis beställning av kontorsmaterial, andra inköp samt ansvar för hyres- och serviceavtal.

Arbetet varierar från dag till dig och passar dig som trivs i en variationsrik roll där du hanterar olika typer av arbetsuppgifter.Tjänsten är direkt underställd Marknadsområdesdirektören.
Kvalifikationer  
Erfarenhet av administrativt arbete i ledningsgrupp
Mycket goda datakunskaper, främst inom Office 365 och Power Point framförallt
Kommunicerar obehindrat på svenska, i såväl tal som skrift
Lägst gymnasial utbildning  
B-körkort
Vi söker dig som tycker om att ge bra service, är initiativtagande och van att ta ansvar. Du har god förmåga att strukturera och prioritera ditt arbete. Vidare har du hög integritet, god kommunikativ förmåga och en öppen inställning till andra människor.
Ansökan och övrig information   
Vill du bli en av oss? Ansök redan idag då ansökningarna behandlas löpande och tjänsten kan komma att tillsättas innan sista ansökningsdag. Samhall arbetar aktivt med mångfald och ser gärna sökanden med olika bakgrund.   
Anställningsform: Tillsvidare, vi tillämpar sex månaders provanställning  
Anställningsdatum: Enligt överenskommelse   
Tjänstgöringsgrad: 100%   
Befattningens placering: Sundsvall   
Kontaktperson:
Kathrine Engman, Marknadsområdesdirektör, tfn 060-168216 alt. e-post [email protected]
Fackliga kontaktpersoner:   
Ledarna, Pontus Dilén, tfn, 026-176503
Unionen, Jonny Viljeskogh, tfn 0660-796 71 
SACO, Johnny Schödin, tfn 060-16 82 03
Inför rekryteringsarbetet har vi tagit ställning till rekryteringskanaler och marknadsföring. Vi undanber oss därför kontakt med mediesäljare, rekryteringssajter och liknande.
Välkommen med din ansökan! Visa mindre